Projektabwicklung

Viele Projekte enden im Streit. Entweder wurde nicht das geliefert, was der Auftraggeber haben wollte, oder nicht zum gewünschten Zeitpunkt oder nicht zu den vereinbarten Kosten.

Die Tücken in der Projektabwicklung sind vielfältig:

• Definieren Sie so genau wie möglich Ihren Bedarf - das ist das "Lastenheft". Das soll das Neu-System können.

• Auf Basis dieses Lastenhefts können potenzielle Lieferanten ihr Angebot unterbreiten. Der ausgewählte Kandidat wird anschließend aus dem Lastenheft das Pflichtenheft erarbeiten, indem er z.B. beschreibt, wie er mit seinem System Ihre Wünsche realisieren wird. Dieses Pflichtenheft wird er von Ihnen abzeichnen lassen. Es ist damit für beide Seiten verbindlich.

• Im Verlauf der Projektabwicklung sollte ein detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen ausgearbeitet sein. An diesem sollte regelmäßig der Projektstand überprüft werden. Nur der Blick auf den Endpunkt führt meist zum terminlichen Desaster.

• Sollte zusätzliche Wünsche Ihrerseits entstehen - halten Sie diese fest, fragen Sie nach Mehrkosten und Auswirkungen auf die Terminsituation. Bestätigen Sie diese Mehrungen dem Auftragnehmer.

• UND - dokumentieren Sie alle Besprechungen, Vereinbarungen und Änderungen. Machen Sie Besprechungsnotizen und legen Sie alle Dokumente ab. Achten Sie auf die Archivierung von E-Mails. So praktisch diese sind, sie verleiten zu einem weniger sorgfältigen Projektmanagement, es werden "mal eben" Details geändert, ohne Rücksicht auf die Auswirkungen.

In einem von mir analysierten SAP-Projekt wurde über Monate kein Protokoll verfasst. Auftraggeber und Auftragnehmer verstanden sich (damals noch) gut und waren vom gemeinsamen Ziel einer raschen Einführung beflügelt. Als sich dann die massiven Probleme einstellten, begann die Recherche!

Tipp: In jedem Projekt wird es einmal Probleme geben. Denken Sie daran - "Vertrag" kommt von "vertragen", versuchen Sie es!